Politique de confidentialité

Responsable du traitement

KeeFinops, SARL au capital de 15 300 €, RCS Versailles 898 446 018, 25 allée des Chasseurs, 78230 Le Pecq, France, joignable à contact@keefinops.com.

Données collectées

Formulaires et courriels

Le formulaire de contact et celui de demande de l'exemple de livrable d'audit ne transmettent rien au site : chacun prépare, dans votre propre messagerie, un courriel adressé à KeeFinops, que vous relisez et envoyez vous-même. Ce que vous y saisissez n'est donc ni envoyé au serveur du site, ni inscrit dans ses journaux, ni conservé par le site. Ce courriel part de votre messagerie, chez le fournisseur que vous avez choisi, qui agit pour vous et non pour le compte de KeeFinops.

Lorsque vous nous écrivez, à l'aide du formulaire ou directement par courriel, KeeFinops reçoit votre adresse e-mail et le contenu de votre courriel : pour le formulaire de contact, nom, entreprise, adresse e-mail professionnelle, fonction, sujet et message ; pour la demande de l'exemple de livrable d'audit, nom, société, fonction, adresse e-mail professionnelle, message facultatif et la phrase d'accord que vous avez cochée.

Prise de rendez-vous

Les échanges de trente minutes se réservent sur la page de KeeFinops chez Calendly : nom, adresse e-mail, créneau choisi, fuseau horaire et, le cas échéant, réponses aux questions de la page. KeeFinops est responsable de ce traitement ; Calendly agit comme son sous-traitant. La page de réservation est servie par Calendly, qui y applique sa propre politique en matière de cookies.

Espace client

L'espace client (app.keefinops.com) est réservé aux utilisateurs désignés par nos clients. Il traite les données du compte : identifiant, adresse e-mail, empreinte du mot de passe (jamais le mot de passe lui-même), espaces autorisés et rôle ; en cas de connexion par le fournisseur d'identité de votre organisation (SSO), l'adresse e-mail et le nom qu'il transmet. Chaque connexion et chaque tentative échouée sont journalisées (identifiant, adresse IP, date). La page de connexion dépose un cookie de session strictement nécessaire, qui expire au bout de douze heures au plus et ne sert à aucun suivi.

Journaux techniques

Le serveur conserve des journaux techniques (adresse IP, date, page demandée, navigateur et page d'origine) pendant un mois au plus, pour la sécurité du service. Le site public ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun outil de mesure d'audience.

Finalités et base légale

• Répondre à votre demande, organiser un échange et, si vous l'avez demandé, vous envoyer un document, comme l'exemple de livrable d'audit (formulaires, courriels, prise de rendez-vous) : votre consentement et, le cas échéant, les mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Donner accès à l'espace client : l'exécution du contrat conclu avec votre organisation.
• Journaux techniques et journaux de connexion : l'intérêt légitime de KeeFinops à assurer la sécurité du service.

Aucune prospection automatisée n'est faite à partir de ces données sans votre accord explicite.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles aux seules personnes de l'équipe KeeFinops qui en ont besoin ; elles ne sont jamais vendues ni partagées avec des tiers à des fins commerciales. Les prestataires suivants agissent comme sous-traitants de KeeFinops au sens du RGPD :

• OVH SAS (OVHcloud, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France) : hébergement du site, de l'espace client, des journaux techniques et des sauvegardes, en France.
• Microsoft Ireland Operations Ltd (Dublin, Irlande), service Microsoft 365 : messagerie de KeeFinops, qui reçoit vos courriels, y compris ceux préparés par les formulaires du site ; données hébergées dans l'Union européenne.
• Calendly LLC (États-Unis) : page de prise de rendez-vous.

Les formulaires du site n'utilisent aucun service d'envoi : aucun prestataire de KeeFinops ne reçoit ce que vous y saisissez, seule sa messagerie reçoit le courriel que vous envoyez.

Les comptes de l'espace client sont sauvegardés sous forme chiffrée par KeeFinops chez OVH SAS, en France, qui ne peut pas lire ces sauvegardes. Une copie supplémentaire, chiffrée de la même façon, est prévue chez un second prestataire de stockage établi dans l'Union européenne : elle n'est pas encore en service, et ce prestataire sera nommé ici avant toute copie.

Transferts hors de l'Union européenne

• Calendly LLC (États-Unis) : transfert encadré par le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework, décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023), auquel Calendly est certifiée, et par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• Microsoft 365 : les données sont hébergées dans l'Union européenne ; un accès ponctuel depuis un pays tiers, pour le support ou la sécurité du service, est encadré par le Data Privacy Framework, auquel Microsoft Corporation est certifiée, et par les clauses contractuelles types.

Une copie de ces garanties peut être obtenue en écrivant à contact@keefinops.com.

Durée de conservation

• Demandes de contact, courriels et rendez-vous : trois ans après le dernier échange, puis supprimés.
• Compte de l'espace client : pendant la durée du contrat avec votre organisation, puis supprimé.
• Journaux techniques et journaux de connexion : un mois au plus sur le serveur.
• Sauvegardes chiffrées des comptes : sept mois au plus (rotation de six mois, puis 31 jours de conservation des versions supprimées).
• Image de l'instance de production gardée par l'hébergeur pour la reprise après incident : sept jours glissants. Elle contient une copie des données du serveur, journaux compris, qui peuvent donc y subsister jusqu'à sept jours après leur suppression du serveur.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données, du droit de retirer votre consentement à tout moment et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés). Pour exercer ces droits, écrivez à contact@keefinops.com : nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe ; vous en êtes alors informé dans le premier mois.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Sécurité

Le site est servi exclusivement en HTTPS. Les données de nos clients traitées dans le cadre des missions font l'objet d'engagements contractuels distincts : accès en lecture seule, cloisonnement par client, hébergement européen ou dans l'environnement du client.